Ordnung schaffen im Home Office/Arbeitszimmer

Eine Studie des Frauenhofer Institutes belegt, dass rund 10 Prozent der eigentlich zur Verfügung stehenden Arbeitszeit regelmäßig verschwendet wird, um benötigtes Arbeitsmaterial aufzufinden oder ein „chaotisches Dateiverzeichnis“ nach Dokumenten durchsucht wird. Auf diese Weise werden jährlich nicht nur viele Arbeitstage verschenkt, sondern auch Kreativität und Elan stark eingeschränkt. Es sollte also Ordnung geschaffen werden.

Der Schreibtisch - das wichtigste Element

Fast alle wichtigen Aufgaben werden am oder auf dem Schreibtisch erledigt. Aus diesem Grund sammeln sich auch viele Dinge darauf, darunter, darin oder daneben an und damit gilt ein Schreibtisch meist auch als größte Chaosquelle. Somit ist dieser Bereich als erstes in Ordnung zu bringen und dies aus zwei wichtigen Gründen: - Überblick bekommen - was ist wichtig, was eher unwichtig oder sogar überflüssig - Platz und Raum für wichtige und aktuelle Arbeitsvorgänge schaffen Dazu wird die komplette Oberfläche des Schreibtisches abgeräumt, gereinigt und danach alle wichtigen Dinge gesäubert wieder aufgestellt. Dazu zählen Ablagesysteme, Stiftbox (nicht mehr funktionierende Stifte aussortieren), Notebook oder Bildschirm, Telefon, falls notwendig Drucker oder Kopierer, ein Notizblock und eventuell ein Kalender. Alle kleinen Utensilien, wie beispielsweise Locher, Büroklammern oder Tacker verschwinden in einer gut erreichbaren Schublade, wo sich ebenfalls auch Ersatzstifte, Tackerklammern oder das Brillenetui befinden.

Aktenordner und „überflüssige“

Papiere Niemand kann zu viele Aktenordner besitzen. Ordner verwahren wichtige Dokumente, Arbeitsvorgänge oder Quittungen. Ein Regal sollte vom Schreibtisch aus gut erreichbar sein, um Dokumente nach Bearbeitung umgehend abheften zu können. Wer ein Chaos im Ordnersystem vermeiden möchte, beschriftet jeden Ordner genau und legt zudem unterschiedliche Sachbereiche an, wobei alle Ordner eines Sachbereiches entweder mit der selben Farbe beschriftet werden oder alle Sachbereiche verschiedenfarbige Ordner erhalten. Wurden danach alle Papierstapel durchgesehen und noch benötigte Dokumente in die jeweiligen Ordner geheftet, können überflüssige Dokumente entsorgt und der Papierkorb entleert werden.

Ordnung im Computer

Ist das Arbeitsumfeld in Ordnung gebracht und übersichtlich strukturiert, sollte auch ein Notebook oder ein Computer auf Vordermann gebracht werden. Dazu werden alle Ordner und Dateien eines Computers Schritt für Schritt überprüft. Alle überflüssigen Ordner und Dateien werden gelöscht und / oder bei Bedarf ebenfalls nach unterschiedlichen Bereichen übersichtlich und neu strukturiert. Zum Abschluss sollten abgelaufene Programme möglichst deinstalliert werden.